Wer in einer Klinik arbeitet, kennt die Situation: Papierakten durchsuchen, während Patienten warten. Wichtige Dokumente nicht auffindbar. Diese alltäglichen Szenarien kosten nicht nur wertvolle Zeit, sondern beeinträchtigen die Versorgungsqualität. Branchenanalysen beziffern die vermeidbaren Kosten papierbasierter Prozesse auf zweistellige Milliardenbeiträge – reale Ausgaben für zusätzliches Personal, Lagerflächen und ineffiziente Abläufe. Plattformen wie KORTO bieten eine Alternative durch Automatisierung und mehrschichtige Sicherheit.
Was bedeutet EDMS konkret für den Klinikalltag?
Die Frage „Was ist EDMS“ führt zum Kern dessen, was moderne Kliniken benötigen: einen zentralen Ort für digitale Dokumente, die schnell abrufbar sind. Pflegepersonal kann nach Eingabe eines Suchbegriffs in der Regel schnell auf Patientenakten zugreifen – vorausgesetzt, die entsprechenden Zugriffsrechte und Schnittstellen sind eingerichtet. Ärzte können – je nach Berechtigung und Infrastruktur – von ihren Arbeitsplätzen auf Befunde zugreifen.
Studien und Praxisberichte beschreiben deutlich schnellere Abrufzeiten; zudem werden Fehler durch unleserliche Handschrift reduziert. Ein EDMS kann Daten verschlüsselt speichern; Verschlüsselung ist eine von der DSGVO empfohlene Maßnahme (Art. 32), deren Einsatz sich am Risiko orientiert.
Sicherheit und Compliance: Mehr als nur ein Häkchen auf der Checkliste
Seit Mai 2018 müssen Organisationen in der EU nachweisen, dass sie personenbezogene Daten angemessen schützen. KORTO gibt an, mehrschichtige Sicherheit zu bieten; Rahmenwerke wie eIDAS, DSGVO, ESIGN und UETA definieren Anforderungen an Identitäten, Signaturen und Datenschutz. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, fein granulare Zugriffskontrollen und manipulationssichere Audit-Protokolle können Zugriffe und Änderungen nachvollziehbar dokumentieren.
Laut einem zitierten Anwender aus dem Personalwesen ließ sich die Integration in Microsoft-Systeme – SharePoint, Exchange Online, Teams – zügig umsetzen. KORTO hat die Verwaltung sensibler Daten transformiert und ein Gefühl von Sicherheit gegeben.
Die Blockchain-Integration geht noch einen Schritt weiter. Jeder Datensatz wird mit einem kryptografischen Zeitstempel versehen, was nachträgliche Manipulationen erheblich erschwert. Bei Prüfungen oder rechtlichen Verfahren lässt sich anhand eines vollständigen Audit-Trails nachvollziehen, wann Dokumente erstellt oder geändert wurden. Ein Kliniknutzer berichtet, Unterlagen für Prüfungen deutlich schneller zusammengestellt zu haben: „Was früher Tage dauerte, war in wenigen Stunden erledigt.“
Künstliche Intelligenz als stiller Helfer im Hintergrund
Laut Anbieter arbeitet die KI pragmatisch im Hintergrund, ohne dass Anwender ständig daran erinnert werden. Sie analysiert Dokumenteninhalte – einschließlich gescannter Bilder und (sofern lesbar) handschriftlicher Notizen – und vergibt automatisch passende Tags und Metadaten. Die KI erkennt Muster und versteht den Kontext: Ob es sich um einen Laborbefund, einen Entlassungsbericht oder eine Einverständniserklärung handelt, wird mit hoher Genauigkeit klassifiziert (>95 % in internen Tests ohne veröffentlichte Methodik).
Das hat praktische Konsequenzen. Mitarbeiter müssen nicht mehr überlegen, unter welchem Schlagwort sie ein Dokument ablegen sollen – das System übernimmt diese Entscheidung. Die Plattform kann – bei entsprechender Konfiguration – Aufbewahrungsrichtlinien unterstützen und zugehörige Workflows anstoßen. Medizinische Einrichtungen sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen für festgelegte Zeiträume aufzubewahren, andere nach Ablauf zu löschen. Die Plattform kann Lebenszyklen verwalten, Fristen verfolgen und Benachrichtigungen auslösen, sofern die Funktionen aktiviert und korrekt konfiguriert sind. Dies kann Compliance-Risiken spürbar reduzieren.
Konkrete Vorteile, die den Unterschied machen
Praxisberichte beschreiben messbare Verbesserungen; konkrete Kennzahlen variieren je nach Einrichtung und Implementierung. Ärzte und Pflegekräfte können benötigte Informationen in der Regel sehr schnell finden – ein entscheidender Faktor bei akuten Fällen, wo jede Minute zählt. Statt durch Ordner zu blättern oder Kollegen anzurufen, die vielleicht wissen, wo ein bestimmtes Dokument liegt, genügt eine einfache Suchanfrage.
Routineaufgaben wie das Ablegen, Kategorisieren oder Weiterleiten von Dokumenten werden in hohem Maß automatisiert. Das Personal gewinnt dadurch Zeit, die direkt in die Patientenbetreuung fließt. In einer Branche, in der Fachkräftemangel ein zunehmendes Problem darstellt, ist diese Entlastung nicht zu unterschätzen.
Die Audit-Vorbereitung kann durch zentrale Ablage und Audit-Trails deutlich vereinfacht werden. Was früher deutlich mehr Zeit erforderte, lässt sich heute wesentlich schneller erledigen. Die Plattform bietet Integrationsmöglichkeiten für Microsoft-365-Umgebungen. Ein Anwender bringt es auf den Punkt: „KORTO weiß einfach, wo alles ist. Wir haben umfangreiche Wikis archiviert, die wir früher mühsam pflegen mussten.“
Warum sich der Umstieg lohnt
Dokumentenverwaltung ist eine zentrale Unterstützungsfunktion in Kliniken. Fehlende Informationen beeinträchtigen die Versorgung, ungeschützte Daten führen zu rechtlichen Konsequenzen. KORTO positioniert sich als Lösung, die KI-Funktionen, Sicherheitsmechanismen und Automatisierung kombiniert. Zeitgewinne und verbesserte Datensicherheit können sich positiv auf die Versorgungsqualität auswirken; der tatsächliche Effekt ist kontextabhängig. Investitionen in moderne Dokumentenverwaltung schaffen die Grundlage für ein effizienteres, sichereres Gesundheitswesen.
