Minijobber sind für viele Unternehmen unerlässlich, denn sie entlasten die Belegschaft, übernehmen kurzfristige Aufgaben und unterstützen bei saisonalen Verkaufsspitzen. Unternehmen sollten allerdings die gesetzlichen Rahmenbedingungen genau kennen, um Fehler hinsichtlich Anmeldung, Abgaben und Arbeitszeiten zu vermeiden.
Definition, rechtlicher Rahmen und Anmeldung
Die geringfügige Beschäftigung umfasst Tätigkeiten mit einem Verdienst bis zu 556 Euro monatlich. Der klassische Minijob fällt in diese Kategorie. Zusätzlich erlaubt die kurzfristige Beschäftigung Arbeit für maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr, ohne dass Sozialabgaben fällig werden.
Unternehmen melden Minijobber vor Beginn der Tätigkeit bei der Minijob-Zentrale an. Gleichzeitig ist die Beantragung einer Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit notwendig, sofern noch keine vorhanden ist. Die Meldung erfolgt elektronisch über sv.net oder eine geeignete Buchhaltungssoftware. Zudem müssen Unternehmen die DEÜV-Meldung abgeben, die auf der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung basiert und die elektronische Übermittlung von Beschäftigtendaten regelt.
Sozialabgaben, Umlagen und Verdienstgrenzen
Arbeitgeber leisten pauschale Abgaben von rund 30 Prozent des Lohns. Diese fallen zusätzlich zum vereinbarten Lohn an und erhöhen somit die tatsächliche Arbeitgeberbelastung. Dazu zählen 15 Prozent Rentenversicherung, 13 Prozent Krankenversicherung bei gesetzlich Versicherten sowie die Umlagen U1, U2 und die Insolvenzgeldumlage. Minijobber sind ebenfalls grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, auf Antrag dürfen sie sich jedoch befreien lassen.
Die Monatsgrenze für den Verdienst liegt bei 556 Euro, die Jahresgrenze bei 6.672 Euro. Überschreitungen über kurze Zeiträume, zum Beispiel bei Urlaubsvertretung, sind unter bestimmten Umständen zulässig. Die monatliche oder jährliche Verdienstgrenze darf dabei allerdings nicht dauerhaft überschritten werden. Wird die Grenze regelmäßig überschritten, gilt das Arbeitsverhältnis als voll sozialversicherungspflichtig.
Arbeitsvertrag, Versicherung und Schutzmaßnahmen
Es empfiehlt sich dringend, alle Vereinbarungen schriftlich im Arbeitsvertrag festzuhalten. Darin sollten Aufgaben, Arbeitszeiten und Vergütung klar geregelt sein. Minijobber haben Anspruch auf Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz und auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Zudem sind Minijobber durch Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft anzumelden, damit der gesetzliche Unfallversicherungsschutz greift.
Minijobber unterliegen des Weiteren dem Arbeitsschutzgesetz und sind regelmäßig in sicherheitsrelevanten Themen zu unterweisen. Verantwortliche sollten diese Unterweisungen sorgfältig dokumentieren, um im Schadensfall Nachweise zu haben. Hilfreich ist auch der Einsatz standardisierter Checklisten oder digitaler Unterweisungsprotokolle.
Mindestlohn und Arbeitszeitdokumentation
Für Minijobber gilt der gesetzliche Mindestlohn von aktuell 12,82 Euro pro Stunde. Unternehmer sollten Beginn, Ende und Dauer der Minijobberarbeitszeit sorgfältig dokumentieren, damit die maximale Monatsarbeitszeit nicht überschritten wird. Damit die Einhaltung aller Vorschriften gewährleistet bleibt, hilft eine systematische Vorgehensweise in der Praxis. Unternehmen sollten dazu
- Arbeitszeiten genau erfassen und dokumentieren
- die Lohnabrechnung mit spezialisierter Software oder Vorlagen durchführen
- Pauschalabgaben termingerecht an die Minijob-Zentrale abführen
- Minijobber über Rechte, Urlaub und Entgeltfortzahlung informieren
Buchhalterische und steuerliche Abwicklung
Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale sind jeden Monat bis zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats zu überweisen. Die Lohnsteuer lässt sich dabei pauschal mit zwei Prozent abrechnen, einschließlich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag.
Die rechtzeitige Digitalisierung durch Lohnabrechnungsprogramme oder spezialisierte Vorlagen erleichtert die Abwicklung erheblich und reduziert Fehler bei der Berechnung.
